عقدت اللجنة المنظمة لأسبوع الجامعات الأول بجامعة سوهاج، اجتماعاََ تحضيرياََ مع مشرفي الوفود المشاركة قبيل انطلاق الفعاليات التي تستمر حتي14 فبراير الجارى “للطلاب، والعاملين، وأعضاء هيئة التدريس”، بمشاركة 12 جامعة حكومية ومعهد عالي، وبالتعاون مع وزارتي التعليم العالي، والشباب والرياضة، وبمشاركة الاتحاد الرياضي للجامعات، وذلك بحضور الدكتور أحمد عبدالله المشرف العام للأسبوع، الدكتور محمد عبد المحسن رئيس لجنة الإفتتاح، الدكتور أشرف أبو الوفا رئيس لجنة المسابقات، إسماعيل الظهرى مدير عام رعاية الشباب المركزية، رشاد الشمسي مشرف لجنة المسابقات الإجتماعية ولفيف من أعضاء اللجنة التنسيقية للفعاليات.
وخلال الإجتماع تم مراجعة الإستعدادات الأخيرة قبيل إنطلاق فعاليات الافتتاح، لتأكيد تحقيق الإضباط والنجاح أثناء العروض الإحتفالية، بالإضافة إلى تحديد قائمة المشاركين بالحفل، والذى من المنتظر أن يحضره نخبة من القيادات التنفيذية والشعبية بالمحافظة، إلى جانب عدد من الشخصيات العامة والمشهورة في المجالات الرياضية والإعلامية .
كما تطرق الإجتماع إلى مناقشة البرنامج التنفيذي والزمني لكل الأنشطة التي يشملها الأسبوع، مع تحديد شروط الإشتراك في المسابقات وتاريخ وموعد ومكان إقامتها، وكذلك وضع جداول المباريات وتقسيم الفرق المنافسة طبقاً البرنامج الزمني للأسبوع.